Det er mange faktorer som må samspille for at en bedrift skal fungere optimalt. En bedrift vil ha behov for en rekke ulike tjenester som vil variere i alt fra drift, vakthold, kjøkkentjeneste, renholdstjeneste og lignende. Et Facility Management vil samle alle disse forskjellige tjenestene innad i en stor tjeneste.
Facility Management kan derfor bli en svært gunstig og kostnadsbesparende tjeneste for alle typer bedrifter. Faglig dyktighet og entusiasme er en av kjerneverdiene til et Facility Management. Disse verdiene bidrar til å skape gode arbeidsrammer på arbeidsplassen, i tillegg til at det også bidrar til å skape motivasjon hos ansatte.
Hva kan et Facility Management bidra med?
De nøyaktige arbeidsoppgavene som et Facility Management kan bidra med, vil variere ut ifra bedriften den knyttes opp til og dens behov. I korte trekk så kan man forklare et Facility Management som en samlet beskrivelse av diverse service relaterte tjenester som skal støtte og bistå til driften av en bedrift.
Med andre ord er det altså et hav av ulike oppgaver som en slik tjeneste kan bistå med, blant annet renhold, post håndtering, vedlikehold og mye mer.
Vanlige tjenester
Et Facility Management har ofte et svært bredt utvalg av ulike tjenester som kan bistå den gitte bedriften, under er det listet noen av de vanligste tjenestene:
Renhold
Uavhengig av hvilken bransje man befinner seg i, vil alltid renhold være en viktig faktor som er avgjørende for arbeidsmiljøet på arbeidsplassen. Et Facility Management kan bidra med tjenester som er knyttet til renhold for å sikre en god yrkeshygiene.
Hvordan renholdstjenester som trengs vil variere ut ifra bedriftens behov. Oppgaver slik som daglig renhold og vedlikehold bør være et sentralt punkt i alle bedrifter.
Kantine/ kjøkkentjeneste
Kantine og/eller kjøkkentjeneste handler blant annet om oppgaver som knyttes til matlaging og servering. Dette kan være alt fra lunsjservering i arbeidstiden, mat til møter og events, rengjøring av kaffemaskiner osv.
Kontorarbeid
Et Facility management kan også tilby tjenester innenfor kontorarbeid. Dette inkluderer blant annet tjenester som å håndtere resepsjonen, ansvar for sentralbordet, booking av møterom og håndtering av post og andre papirer.
Drift av eiendom
Under dette punktet så foreligger det diverse oppgaver og tjenester som kan knyttes til den tekniske driften av bedriften, diverse vaktmester-tjenester, vask av eiendommens ytre fasade, måking av snø på vinterstid og generelt vedlikehold.
Vaktholds-tjenester
Et Facility Management kan også omfatte ulike tjenester innenfor sikkerhet og alarmer. Eksempler på noen oppgaver innenfor vakthold kan være vektertjeneste, patruljering og utrykning.
Vedlikehold og administrasjon
Store deler av arbeidet til et Facility Management faller under kategoriene vedlikehold og administrasjon. Dette er to nøkkelbegreper som begge er svært avgjørende for en vellykket bedrift. I tillegg kreves det også at tjenesten kan bistå med fagkyndig personell som kan tilby tjenester av ytterste kvalitet.
Fordeler ved et Facility Management
Alle tjenestene som er listet over, kan også bli leid inn av enkelte leverandører innenfor ett spesielt felt, i motsetning til et Facility Management der man finner alle tjenestene inn under én og samme tjeneste. Ved såkalte «enkeltstående» tjenester, kan man leie inn en leverandør til å stå for kjøkkentjenesten, mens man leier inn en annen leverandør som skal ta seg av renholdet.
Å benytte seg av enkeltstående tjenester kan ofte komme med en del utfordringer, blant annet at man ha et godt system og god kontroll på de ulike leverandørene og deres ansvarsområder. Ved å bytte til et Facility Management kan man spare både tid, ressurser og penger. Ved å ha alle småtjenestene integrert i én tjeneste, slik som de er hos et Facility Management, slipper man å holde kontroll på flere ulike leverandører og utføre avtaler på tvers av de ulike selskapene.
Et Facility Management vil ta seg av alle tjenesteleveranser og alt fra administrasjon, drift og videre utvikling av bedriften. Ved å samle alle tjenestene til en og samme leverandør vil dette bidra til både effektivitet, lønnsomhet, økt tilpasningsevne og økt fleksibilitet internt i bedriften. Det vil også bidra til en stabil og jevn drift av bedriften.
Ansvarsområdene til et Facility Management
Helt grunnleggende kan man si at det største ansvarsområde som et Facility Management står ovenfor, er å forsikre seg om at driften til bedriften går som planlagt. Dette gjøres ved at tjenesten får i ansvar å gjennomføre inspeksjoner, samt foreta reparasjoner dersom nødvendig.
I tillegg er det også viktig at et Facility Management holder kontroll på vedlikeholdet som må gjøres på arbeidsplassen, for å unngå eventuelle skader eller unødvendige reparasjoner. Et Facility Management kan virke svært positivt på en bedrift og bidra til en jevn og god flyt internt i virksomheten.
Under er det listet en liste over ulike ansvarsområder som er typiske for et Facility Management:
- Ha kontroll på diverse kontrakter og avtaler.
- Innkjøp av ulike tjenester, for eksempel catering.
- Bistå bedriften med råd og opplæring som kan effektivisere driften.
- Ha ansvar for vedlikehold og reparasjon av bedriftens fasiliteter.
- Håndtering av eventuelle nødsituasjoner.
- Ansvar for bedriftens budsjetter
- Planlegging av videre drift, i tillegg til å kartlegge dens behov for optimal drift
- Ha oversikt over renoveringsbehov, oppussing og andre byggeprosjekter
- Bistå med flytting/ bytte av lokale
- Rapportskriving
Hva kjennetegner et godt Facility Management
For at et Facility Management skal bistå arbeidsgiver og bedriften på best mulig måte, er det viktig at tjenesten er utstyrt med fagkyndig personell som dekker flere områder. Det er behov for en rekke med ulike ferdigheter og ulik kompetanse internt i tjenesten.
I tillegg er det også viktig at de ansatte i et Facility Management har gode ferdigheter innen samhandling og håndtering av forskjellige mennesker. En Facility Manager har ofte ansvar som innebærer å skape nye relasjoner med mange forskjellige mennesker. Hvor mange oppgaver som tjenesten står ovenfor, vil naturligvis variere fra bedrift til bedrift.
Selv om ansvarsområdene og oppgavene kan variere veldig mye ut ifra hvilken type virksomhet man befinner seg i, er det fortsatt noen oppgaver som de aller fleste bedrifter vil ha behov for.
Eksempler på dette er blant annet håndtering av bedriftens økonomi/budsjetter, bistå med teknisk arbeid og problemløsing. En svært viktig del av arbeidet til et Facility Management er å identifisere potensielle problemer og løse disse for å unngå unødvendige problemer i bedriften.
Gode egenskaper hos en Facility Manager
En Facility Manager kan ha mange forskjellige arbeidsoppgaver, og de vil variere ut ifra etterspørsel og behov. En god egenskap som er svært nyttig å ha som en Facility Manager, er å ha gode tekniske kunnskaper.
Mange bedrifter har behov for ansatte som evner å ha god kontroll på det tekniske, samt klare å forstå seg på dagens teknologi og det nivået av teknologi som kreves i den gitte virksomheten.
Andre egenskaper som egner seg å ha som en Facility Manager er listet opp under:
- Gode ferdigheter både skriftlig, muntlig og teknisk.
- Gode ferdigheter innenfor relasjonsarbeid.
- Gode prioriteringsevner, i tillegg til å evne å håndtere flere ting på en gang
- Ha god struktur i arbeid som blir utført
- Evne å samarbeide med andre kollegaer, men også arbeide selvstendig dersom det trengs
- Tenke proaktivt
- God erfaring innen teamarbeid og lederskap
- Motiverende og god innstilling til arbeidet som skal utføres
- Grunnleggende forståelse av hvordan man skal drive en bedrift
Inspirasjon til denne artikkelen er hentet fra Ability Facility Management.